AI-beleid opstellen: praktische template voor de ondernemingsraad
Een AI-beleid geeft kaders: wat mag wel, wat niet en wie is verantwoordelijk. Dit is wat erin hoort en hoe de OR vroeg aan tafel komt.
AI is geen los experiment meer. Medewerkers gebruiken ChatGPT en Copilot, HR-systemen krijgen slimme functies en software neemt steeds vaker beslissingen voor. Een AI-beleid geeft kaders: wat mag wel, wat niet en wie is verantwoordelijk. Voor de OR is het een kans om vroeg mee te praten.
Wat is een AI-beleid?
Een AI-beleid beschrijft hoe de organisatie met AI-systemen omgaat. Het gaat niet alleen over tools, maar ook over data, verantwoordelijkheid en de gevolgen voor medewerkers.
Wat hoort er in een AI-beleid?
- Het doel en de reikwijdte: voor welke afdelingen en processen geldt het beleid?
- Welke AI-tools zijn toegestaan en welke niet.
- Welke gegevens je wel en niet in AI-tools mag invoeren.
- Hoe besluiten met AI tot stand komen en wie ze controleert.
- Hoe je transparant bent naar medewerkers en klanten.
- Welke training medewerkers krijgen.
- Hoe medewerkers een klacht of bezwaar kunnen indienen.
- Hoe en wanneer het beleid wordt geëvalueerd.
De rol van de OR
Raakt AI de manier waarop medewerkers worden beoordeeld, gevolgd of ingedeeld? Dan kan instemmingsrecht gelden. Bij ingrijpende organisatorische gevolgen speelt het adviesrecht. Bespreek het beleid daarnaast tijdens het artikel 24-overleg.
Juist omdat de AI Act gefaseerd ingaat, is het verstandig om zelf het initiatief te nemen en niet te wachten tot de organisatie met een kant-en-klaar voorstel komt.
Van beleid naar praktijk
Een AI-beleid is pas iets waard als het leeft. Koppel het aan bestaande processen: de RI&E, het personeelshandboek en de privacyregels. Zo voorkom je dat het een los document blijft.
Gebruik onze checklist met 10 vragen over AI en de ondernemingsraad als startpunt voor het gesprek.
Ordamo ondersteunt ondernemingsraden bij het voorbereiden van dit soort gesprekken, met een centrale plek voor dossiers, documenten en besluiten.
Frequently asked questions
Wat is een AI-beleid?
Een AI-beleid beschrijft hoe een organisatie met AI-systemen omgaat. Het gaat niet alleen over welke tools zijn toegestaan, maar ook over data, verantwoordelijkheid, menselijk toezicht en de gevolgen voor medewerkers.
Wat hoort er minimaal in een AI-beleid?
In ieder geval: het doel en de reikwijdte, toegestane en verboden tools, welke gegevens wel en niet mogen worden ingevoerd, hoe besluiten met AI tot stand komen en wie ze controleert, training van medewerkers, een klachtenprocedure en een evaluatiemoment.
Wat is de rol van de OR bij AI-beleid?
Raakt AI de manier waarop medewerkers worden beoordeeld, gevolgd of ingedeeld, dan kan instemmingsrecht gelden. Bij ingrijpende organisatorische gevolgen speelt het adviesrecht. Bespreek het beleid daarnaast tijdig in het artikel 24-overleg.
Is een AI-beleid verplicht?
Er bestaat niet één wettelijke verplichting die letterlijk 'AI-beleid' heet. Wel volgen uit de AI Act, de AVG en de Arbowet verplichtingen rond transparantie, gegevensbescherming, menselijk toezicht en AI-geletterdheid. Een AI-beleid helpt om die verplichtingen in de praktijk te organiseren.