Documentatie

Een account aanmaken

Ga naar ordamo.nl en klik op 'Start gratis'. Vul je naam, e-mailadres en organisatiegegevens in. Je ontvangt een bevestigingsmail: klik op de link om je account te activeren en stel je wachtwoord in.

Inloggen

Ordamo biedt meerdere manieren om in te loggen:

• E-mail en wachtwoord: De standaardmanier. Gebruik het wachtwoord dat je bij activatie hebt ingesteld.
• Magic link: Klik op 'Verstuur magic link' op de inlogpagina. Je ontvangt een e-mail met een link die je met één klik inlogt. Geen wachtwoord nodig.
• Passkeys: De veiligste en snelste optie. Stel een passkey in via je profielinstellingen en log daarna in met je vingerafdruk, gezichtsscan of apparaat-pincode.
• Single Sign-On (SSO): Beschikbaar voor Enterprise-abonnementen. Koppel je identiteitsprovider (Azure AD, Google Workspace, of elke SAML/OIDC-provider) en je team logt in met hun bestaande bedrijfsaccount.

Tweefactorauthenticatie (2FA)

Voor extra beveiliging kun je 2FA inschakelen via je profielinstellingen. Ordamo gebruikt TOTP: koppel een app zoals Google Authenticator of 1Password en scan de QR-code. Vanaf dat moment voer je na het wachtwoord ook een tijdelijke code in.

Wachtwoord vergeten

Klik op 'Wachtwoord vergeten' op de inlogpagina, vul je e-mailadres in, en je ontvangt een resetlink. Deze link is 1 uur geldig.

Organisatietype kiezen

Tijdens het aanmaken van je organisatie kies je het type: Ondernemingsraad (OR), Medezeggenschapsraad (MR), Cliëntenraad, Personeelsvertegenwoordiging (PVT), Stichting of Vereniging. Dit is belangrijk: je organisatietype bepaalt de wettelijke spelregels voor advies- en instemmingsverzoeken. Ordamo past deadlines, termijnen en bindingsregels hier automatisch op aan.

Leden uitnodigen

Ga naar Instellingen → Gebruikers en klik op 'Nodig uit'. Vul het e-mailadres, de voor- en achternaam van het lid in, en wijs meteen een rol toe:

• OR-leden: Krijgen toegang tot vergaderingen, verzoeken en documenten op OR-niveau.
• Bestuurder(s): De tegenpartij in het verzoekenproces. Krijgen toegang tot aan hen gerichte verzoeken en kunnen reageren namens de bestuurder.
• Ambtelijk secretaris: Heeft vaak extra rechten voor het beheren van vergaderingen en notulen.

Je kunt later altijd leden toevoegen, rollen aanpassen of lidmaatschappen beëindigen.

AI-configuratie

Ga naar Instellingen → AI. Hier bepaal je hoe Ordamo's AI-functies werken:

• Ingebouwde AI: Gebruik de standaard AI-provider van Ordamo. Je data wordt nooit gebruikt voor training en blijft strikt gescheiden per organisatie.
• Eigen API-sleutel: Voer een OpenAI-compatibele API-sleutel in om je eigen AI-provider te gebruiken. Alle AI-verzoeken verlopen dan via jouw provider en facturering.
• AI-functies per onderdeel: Zet AI per functionaliteit aan of uit: notulen genereren, verzoeken opstellen, feedbackanalyse, en semantisch zoeken.

Opslagprovider

Ga naar Instellingen → Opslag. Standaard gebruikt Ordamo de ingebouwde S3-opslag. Je kunt ook je eigen S3-compatibele opslagprovider koppelen als je documenten op eigen infrastructuur wilt bewaren.

Het dashboard (Feed)

Na inloggen kom je op je persoonlijke feed. Dit is je centrale startpunt. Je ziet hier:

• Recente activiteit binnen je OR: nieuwe verzoeken, goed te keuren notulen, reacties op documenten.
• Je openstaande taken: systeemtaken zoals 'Notulen goedkeuren' of 'Verzoek beoordelen', en handmatige taken die collega's je hebben toegewezen.
• Notificaties over zaken die je aandacht nodig hebben.

Navigatiebalk

Aan de linkerkant vind je de hoofdnavigatie:

• Feed: Je dashboard en startpunt.
• Vergaderingen: Alle geplande, lopende en afgeronde vergaderingen. Hier plan je nieuwe vergaderingen, bekijk je de agenda en werk je aan notulen.
• Verzoeken: Adviesaanvragen, instemmingsverzoeken, informatieverzoeken en initiatiefvoorstellen. Filter op status, type of onderwerp.
• Onderwerpen: De centrale kapstok van je OR. Vergaderingen, documenten en verzoeken hangen gezamenlijk onder een onderwerp zoals 'Reorganisatie' of 'Arbobeleid'.
• Documenten: Alle geüploade documenten, gekoppeld aan onderwerpen en vergaderingen.
• Participatie: Feedbackrondes en peilingen uitzetten onder medewerkers.

Afhankelijk van je rechten zie je ook: Gebruikers, Groepen, Rollen, Facturering en Instellingen.

Takenfeed

Je takenfeed toont alles wat van jou verwacht wordt. Systeemtaken worden automatisch aangemaakt: bijvoorbeeld als de notulen klaarstaan voor goedkeuring. Je kunt ook handmatig taken aanmaken voor jezelf of anderen. Elke taak heeft een status (open, in behandeling, voltooid) en kan een deadline hebben.

Zoeken

De zoekbalk bovenaan ondersteunt semantisch zoeken. Je kunt zoeken op betekenis, niet alleen op trefwoorden. Typ bijvoorbeeld 'wat is er besloten over het thuiswerkbeleid' en Ordamo vindt relevante vergaderingen, notulen en documenten.

Profiel en instellingen

Rechtsboven klik je op je avatar voor:

• Profiel: Wijzig je naam, e-mail, avatar, taal en notificatievoorkeuren.
• Instellingen: Organisatie-instellingen (alleen voor admins).
• Taal wisselen: Schakel tussen Nederlands en Engels.
• Uitloggen: Verlaat je sessie veilig.

Vergadering aanmaken

Klik in het Vergaderingen-overzicht op 'Nieuwe vergadering'. Vul de basisgegevens in:

• Titel: Een duidelijke naam, bijvoorbeeld 'OR-vergadering juni'.
• Datum en tijd: Begin- en eindtijd. Ordamo gebruikt deze tijden voor de agendatijden en de kalenderkoppeling.
• Locatie: Fysieke locatie of een videovergaderlink (Teams, Zoom, Meet).
• Initiatiefnemer: Welke partij roept de vergadering bijeen (OR of bestuurder). Dit is relevant voor de audit trail.

Agenda opstellen

Voeg agendapunten toe door bestaande onderwerpen uit je onderwerpenbibliotheek te koppelen. Elk agendapunt krijgt:

• Een tijdsduur in minuten: de agenda berekent automatisch de totale tijdsduur.
• Een verantwoordelijke: wie het agendapunt behandelt of inleidt.
• Optioneel: gekoppelde documenten die vooraf gedeeld worden met de deelnemers.

Heb je een onderwerp nog niet in je bibliotheek? Maak het dan eerst aan via Onderwerpen → Nieuw onderwerp, zodat het herbruikbaar is voor toekomstige vergaderingen.

Agenda aanvullen door anderen

Leden kunnen voorstellen doen om agendapunten toe te voegen. Deze voorstellen verschijnen als taken bij de secretaris of voorzitter, die ze kan goedkeuren of afwijzen.

Publiceren

Als de agenda klaar is, klik je op 'Publiceren'. De vergadering is dan zichtbaar voor alle genodigden. Ze kunnen de agenda inzien, bijlagen bekijken, en de vergadering via de kalenderintegratie aan hun eigen agenda toevoegen.

Kalenderintegratie

Elke gebruiker heeft een persoonlijke iCal-link (te vinden onder Profiel → Agenda). Kopieer deze link naar Google Calendar, Outlook of een andere agenda-app. Je ziet dan automatisch al je Ordamo-vergaderingen in je eigen agenda, inclusief locatie en agendapunten.

Vergadering opnemen

Open de vergadering en klik op 'Opname starten'. Ordamo neemt de audio direct op via je browser: geen aparte apparatuur of software nodig. De audio blijft uitsluitend op jouw computer en wordt nooit op onze servers opgeslagen.

Let op: voor het transcriberen heb je het recht op het gebruik van AI-transcriptie nodig. Dit is inbegrepen in alle abonnementen (Starter: 10 uur/maand, Professional: 30 uur/maand).

Transcriptie

Stop de opname na afloop van de vergadering. Ordamo stuurt de audio automatisch naar Mistral AI voor transcriptie met sprekerherkenning. Binnen enkele minuten staat de ruwe transcriptie in je notulen-editor, uitgesplitst per spreker.

Je kunt de sprekerlabels bewerken: klik op een label en wijs de juiste naam toe. Ordamo onthoudt deze koppelingen voor volgende vergaderingen.

AI-notulen genereren

Klik op 'Genereer notulen met AI'. De AI:

• Structureert de transcriptie per agendapunt
• Vat discussies beknopt samen
• Markeert genomen besluiten en actiepunten
• Behoudt de oorspronkelijke bewoordingen voor formele passages

De AI-notulen zijn een concept. Je kunt alles aanpassen, aanvullen of herschrijven.

Real-time samenwerken

De notulen-editor werkt met real-time samenwerking. Meerdere OR-leden kunnen tegelijkertijd in het document werken. Je ziet elkaars aanpassingen direct, zoals bij Google Docs. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen: je raakt nooit werk kwijt.

Handige features:

• Opmaak: Koppen, vet, cursief, lijsten en tabellen.
• Besluiten markeren: Gebruik de 'Besluit'-knop om formele besluiten te markeren. Deze worden apart uitgelicht in de notulen.
• Actiepunten: Markeer tekst als actiepunt en wijs direct een eigenaar en deadline toe. Deze verschijnen automatisch in de takenfeed van de betrokkene.

Notulen gereedmelden

Als de notulen klaar zijn, klik je op 'Notulen voorleggen'.

Goedkeuringsproces

Na gereedmelden ontvangt elke aanwezige OR-deelnemer automatisch een taak: 'Notulen goedkeuren van [vergadering]'. In het overzicht zie je per deelnemer de status:

• Open: De deelnemer heeft nog niet gereageerd.
• Goedgekeurd: Akkoord, geen wijzigingen nodig.

Je kunt deelnemers herinneren via de taakfeed: het systeem stuurt automatisch reminders bij langdurige inactiviteit.

Definitieve notulen

Zodra alle deelnemers hebben goedgekeurd, zijn de notulen definitief. De status verandert naar 'Vastgesteld' en de notulen krijgen een definitief stempel. Vanaf dit moment kunnen ze niet meer gewijzigd worden, wat belangrijk is voor de juridische audit trail.

Exporteren als PDF

Klik op 'Exporteren' en kies 'PDF'. Ordamo genereert een opgemaakte PDF met:

• Het verslag per agendapunt
• Genomen besluiten (uitgelicht)
• Actiepunten met eigenaren en deadlines
• Aanwezigheidslijst
• Datum, tijd en locatie van de vergadering
• Het vaststellingsstempel

De PDF kun je downloaden, printen of per e-mail delen met belanghebbenden die geen Ordamo-account hebben. De export is ook handig voor je eigen archief of voor compliance-doeleinden.

Notulen per e-mail versturen

Naast PDF-export kun je de definitieve notulen ook direct vanuit Ordamo per e-mail versturen. De ontvanger ontvangt dan een e-mail met het verslag als bijlage.

Documenten uploaden

Je kunt documenten op twee manieren uploaden:

• Drag-and-drop: Sleep bestanden vanuit je verkenner naar het uploadvlak in Ordamo.
• Bestandskiezer: Klik op 'Uploaden' en selecteer bestanden via de bestandskiezer.

Ondersteunde formaten: PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), afbeeldingen (.png, .jpg, .gif), en tekstbestanden (.txt, .csv).

Bij het uploaden geef je het document een duidelijke titel en optioneel een beschrijving. Ordamo detecteert automatisch het bestandstype en de bestandsgrootte.

Documenten koppelen

Documenten krijgen pas echt waarde als je ze koppelt. Je kunt elk document koppelen aan:

• Onderwerpen: Bijvoorbeeld het arboplan koppelen aan het onderwerp 'Arbobeleid'. Zo vind je alle relevante documenten op één plek.
• Vergaderingen: Voeg bijlagen toe aan een vergadering bij een onderwerp zodat deelnemers deze vooraf kunnen inzien.
• Verzoeken: Voeg ondersteunende documentatie toe aan een advies- of instemmingsverzoek.

In elk geval zal elk gekoppeld document gemakkelijk terug te vinden zijn bij het onderwerp.

Opslag en beveiliging

Documenten worden standaard opgeslagen op Ordamo's beveiligde S3-opslag binnen de EU. Alle bestanden worden versleuteld opgeslagen (AES-256) en getransporteerd via SSL/TLS.

In de organisatie-instellingen kun je een eigen S3-compatibele opslagprovider koppelen als je bestanden op eigen infrastructuur wilt bewaren. Ordamo slaat dan alleen de metadata op; de bestanden blijven op jouw S3-omgeving.

Fair use

De opslag van Ordamo is bedoeld voor normaal gebruik van het platform: OR-documenten, vergaderstukken, notulen, verzoeken en gerelateerde bestanden. Bestanden zijn maximaal 100 MB per stuk; per upload kun je maximaal 10 bestanden en 100 MB totaal uploaden. De opslag is niet bedoeld voor algemene bestandsopslag of back-ups. Bij excessief of onevenredig gebruik nemen we contact met je op om een passende oplossing af te spreken, zoals upgraden, je eigen S3-opslag gebruiken of een andere afspraak.

Zoeken in documenten

Via de semantische zoekfunctie kun je niet alleen op bestandsnaam zoeken, maar ook op de inhoud van documenten. Ordamo indexeert de tekst uit PDF's, Word-documenten en andere formaten, zodat je altijd snel vindt wat je nodig hebt.

Zichtbaarheidsniveaus

Bij elk document bepaal je wie het mag zien. Ordamo biedt de volgende zichtbaarheidsniveaus:

• Alleen ik: Alleen jij ziet het document. Handig voor persoonlijke notities of concepten.
• OR: Alle OR-leden zien het document, maar de bestuurder niet.
• Bestuurder: Alleen bestuurders zien het document.
• OR en Bestuurder: Beide partijen hebben toegang. De standaard voor de meeste OR-documenten.
• Openbaar: Iedereen binnen de organisatie met een Ordamo-account kan het document inzien.
• Aangepast: Stel handmatig in welke specifieke gebruikers of groepen toegang hebben.

Zichtbaarheid aanpassen

De zichtbaarheid stel je in bij het uploaden van een document. Je kunt de zichtbaarheid later altijd aanpassen via het documentmenu. Let op: het verruimen van de zichtbaarheid (bijvoorbeeld van 'Alleen ik' naar 'OR') is definitief en kan niet ongedaan gemaakt worden als anderen het document eenmaal hebben ingezien.

Beveiligd delen

Voor vertrouwelijke documenten die onder de geheimhoudingsplicht vallen (art. 20 WOR), kies je het zichtbaarheidsniveau 'OR' of 'Aangepast' met alleen de relevante leden. De WOR vereist dat OR-informatie vertrouwelijk wordt behandeld: Ordamo helpt je hierbij met de juiste instellingen.

Verzoektypen

Ordamo ondersteunt alle WOR-verzoektypen. Bij het aanmaken van een verzoek kies je het type:

• Adviesaanvraag (art. 25 WOR): De bestuurder vraagt advies over een voorgenomen besluit. De OR brengt advies uit.
• Instemmingsverzoek (art. 27 WOR): De bestuurder vraagt instemming voor een besluit. De OR stemt bindend. Zonder instemming mag het besluit niet worden uitgevoerd.
• Informatieverzoek (art. 31 WOR): De OR vraagt de bestuurder om informatie die nodig is voor de taakuitoefening.
• Initiatiefvoorstel (art. 23 WOR): De OR stelt zelf een onderwerp of besluit voor aan de bestuurder.

Verzoek aanmaken

Klik op 'Nieuw verzoek' in het Verzoeken-overzicht. Vul de titel en inhoud in. De inhoud schrijf je in de editor met real-time samenwerking: collega's kunnen meeschrijven.

AI-ondersteuning: Klik op 'Schrijf met AI'. Beschrijf in een paar zinnen waar het verzoek over moet gaan, en de AI schrijft een complete concepttekst. Je kunt de AI instructies geven over toon, lengte en argumenten. Het concept pas je vervolgens zelf aan. De AI doet het voorwerk, jij blijft verantwoordelijk voor de inhoud.

Koppel het verzoek aan een onderwerp en voeg eventueel documenten toe ter onderbouwing.

Versturen

Als het verzoek klaar is, klik je op 'Versturen'. Het verzoek gaat naar de andere partij. Ordamo berekent automatisch de wettelijke deadline op basis van je organisatietype en verzoekcategorie.

Reageren

De ontvangende partij ziet het verzoek in de takenfeed en kan reageren met:

• Akkoord: Het verzoek wordt geaccepteerd.
• Afwijzen: Het verzoek wordt afgewezen. Een motivatie is verplicht.
• Toelichting vragen: Je hebt meer informatie nodig voor je kunt beslissen.

Stemmen

Bij instemmingsverzoeken kun je een stemming koppelen. OR-leden stemmen voor, tegen of onthouden zich. Stemmingen kunnen vertrouwelijk (anoniem) of openbaar zijn. Je stelt stemdrempels in en de uitslag wordt automatisch berekend.

Deadlines en herinneringen

De deadline van elk verzoek is zichtbaar in het overzicht. Bij naderende deadlines krijg je automatische meldingen. Bij langdurige inactiviteit stuurt het systeem reminders: configureerbaar per organisatie. Een verstreken deadline wordt gemarkeerd, wat belangrijk is voor de audit trail.

Afgeronde verzoeken

Afgeronde verzoeken worden gearchiveerd en blijven doorzoekbaar. De complete historie: het oorspronkelijke verzoek, alle reacties, stemmingen, comments en bijlagen: blijft bewaard. Dit is je juridische dossier.

Initiatiefvoorstel (art. 23 WOR)

De OR heeft het recht om zelf voorstellen te doen aan de bestuurder. Dit heet het initiatiefrecht. In Ordamo maak je een initiatiefvoorstel op dezelfde manier als andere verzoeken:

• Kies bij het aanmaken voor 'Initiatiefvoorstel'.
• Beschrijf het voorstel: wat wil je bereiken, waarom is het belangrijk voor de organisatie, en wat verwacht je van de bestuurder?
• Koppel relevante documenten en het bijbehorende onderwerp.
• Verstuur naar de bestuurder.

De bestuurder ontvangt het voorstel als taak en moet binnen de gestelde termijn reageren. De reactie kan zijn: akkoord, afwijzing, of een verzoek om meer informatie. Het volledige proces is transparant en vastgelegd.

Informatieverzoek (art. 31 WOR)

De OR heeft recht op alle informatie die redelijkerwijs nodig is voor de taakuitoefening. Met een informatieverzoek vraag je de bestuurder formeel om gegevens:

• Kies bij het aanmaken voor 'Informatieverzoek'.
• Specificeer welke informatie je nodig hebt, waarom, en: indien van toepassing: binnen welke termijn.
• Koppel aan het relevante onderwerp.
• Verstuur.

De bestuurder is wettelijk verplicht om te reageren. In Ordamo houd je eenvoudig bij welke verzoeken nog openstaan en welke zijn beantwoord.

Comments en overleg

Bij elk verzoek kunnen OR-leden en bestuurders comments plaatsen. Dit is handig voor:

• Verhelderende vragen over het verzoek.
• Onderling overleg tussen OR-leden (alleen zichtbaar voor OR).
• Discussie over de reactie van de bestuurder.

Comments zijn genest (threads): je kunt reageren op een specifieke opmerking.

Activiteitenlogboek

Elk verzoek heeft een compleet activiteitenlogboek. Hierin zie je precies wie wat wanneer heeft gedaan: verzoek aangemaakt, verstuurd, reactie gegeven, stemming gehouden, comment geplaatst, document toegevoegd. Dit logboek is juridisch relevant: het toont aan dat de OR zorgvuldig heeft gehandeld.

Verzoeken exporteren

Je kunt elk verzoek inclusief reacties, stemmingen en comments exporteren als PDF. Handig voor:

• Delen met externen (advocaat, vakbond, toezichthouder).
• Archiveren in je eigen systemen.
• Voldoen aan informatieverzoeken van medewerkers.

Jouw data is van jou, altijd

Laten we beginnen met het allerbelangrijkste: jij blijft eigenaar van je OR-gegevens. Altijd. Wij verwerken je gegevens alleen om de dienst te leveren: niets anders. Je kunt alles op elk moment exporteren, en als je opzegt verwijderen wij je gegevens volledig. Geen vendor lock-in, geen verborgen haakjes.

Versleuteling op elke laag

Al je data is versleuteld, overal, altijd:

• Opgeslagen (at rest): Alles in onze databases en bestandsopslag is versleuteld met AES-256. Zelfs als iemand fysiek toegang zou krijgen tot onze servers, zijn je gegevens onleesbaar. Dit geldt voor je vergaderingen, verzoeken, notulen, transcripties en gebruikersgegevens.
• Tijdens transport (in transit): Alle communicatie tussen je browser en onze servers verloopt via SSL/TLS. Je gegevens worden nooit over een onversleutelde verbinding verstuurd. Niet tussen jou en ons, niet tussen onze interne systemen.
• Back-ups: Ook back-ups zijn versleuteld. Er is nergens een onversleutelde kopie van je data. Niet in productie, niet in back-ups, niet in logs.

Europese servers, Europese wetgeving

Onze servers staan uitsluitend in de Europese Unie. Je data verlaat nooit het Europese rechtsgebied. We zijn volledig AVG-proof en voldoen aan de Nederlandse WOR voor vertrouwelijke omgang met OR-informatie. Geen Amerikaanse clouds, geen juridisch grijs gebied.

We slaan zo min mogelijk op

Wij geloven dat de veiligste data de data is die we niet hebben. Overal waar mogelijk voorkomen we dat we gevoelige informatie langer dan nodig bewaren:

• Audio-opnames van vergaderingen worden nooit door Ordamo opgeslagen. De audio blijft op jouw computer en wordt alleen in het werkgeheugen verwerkt tijdens transcriptie. Er is geen enkel moment waarop een audiobestand op onze servers staat.
• Je kunt je eigen S3-compatibele opslag koppelen, zodat je documenten op je eigen infrastructuur staan: niet op die van ons.
• Jij bepaalt wat er in Ordamo komt. Wij verzamelen niets wat jij niet expliciet aanlevert.

Toegangsbeheer dat jij instelt

Binnen je organisatie bepaal jij wie wat kan zien. Met role-based access control (RBAC) wijs je rollen en rechten toe per lid. Voor elk document, verzoek en elke vergadering stel je de zichtbaarheid in: van 'Alleen ik' tot 'Openbaar'. Zo blijft vertrouwelijke OR-informatie ook echt vertrouwelijk. Jij hebt de regie over de privacy van je eigen OR.

Onafhankelijke veiligheidstesten

Ons platform wordt regelmatig getest op beveiligingskwetsbaarheden. We werken met externe security-onderzoekers om mogelijke problemen te identificeren en op te lossen voordat iemand er misbruik van kan maken. Je data veilig houden is geen eenmalige actie: het is continu.

Opnemen, simpel gemaakt

Als je een vergadering opneemt in Ordamo, wordt de audio direct via je browser vastgelegd: geen aparte opnameapparatuur, geen extra software. Het audiobestand blijft uitsluitend op jouw computer en wordt nooit op onze servers opgeslagen. Tijdens transcriptie wordt de audio alleen in het werkgeheugen verwerkt.

Transcriptie via Mistral AI

Zodra de vergadering voorbij is en je de opname stopt, wordt de audio versleuteld naar Mistral AI gestuurd voor transcriptie met sprekerherkenning. Ook hier wordt de audio alleen in het werkgeheugen verwerkt: er wordt geen bestand opgeslagen. Mistral bewaart je opnames niet, gebruikt ze niet om modellen te trainen, en de audio is uit het geheugen verdwenen zodra het transcript klaar is.

Nooit opgeslagen, transcript blijft

Er is geen enkel moment waarop Ordamo of Mistral een audiobestand opslaat. De audio bestaat alleen tijdens de opname op jouw computer en tijdens transcriptie in het werkgeheugen. Wat in Ordamo achterblijft is het transcript: platte tekst, veilig opgeslagen en versleuteld, net als al je andere gegevens.

Jouw transcript, jouw eigendom

Het transcript is van jou. Het staat in je versleutelde Ordamo-omgeving, naast je notulen, verzoeken en documenten. Je kunt het bewerken, het gebruiken om met AI notulen te genereren, en het uiteindelijk archiveren. Wanneer je je account opzegt, wordt het transcript samen met al je andere gegevens verwijderd.

AI die niet traint op jouw data

Een vraag die we vaak horen: traint de AI van Ordamo op onze OR-gegevens? Het antwoord is nee. Jouw data wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen: niet door ons, niet door Mistral, niet door welke AI-provider dan ook waar we mee werken. Jouw OR-data blijft strikt gescheiden per organisatie. Je kunt ook per functionaliteit AI-functies aan- en uitzetten in je organisatie-instellingen: jij bepaalt wat je gebruikt.

Twee opties, allebei veilig

Standaard worden documenten die je uploadt naar Ordamo opgeslagen op onze beveiligde, versleutelde S3-opslag binnen de EU. Dat is de simpelste weg: niets instellen, en je bestanden zijn volledig beschermd met AES-256-versleuteling.

Voor organisaties die volledige controle willen over waar hun documenten zich bevinden, bieden we een tweede optie: je eigen opslag koppelen.

Koppel je eigen S3-compatibele opslag

Ga naar Instellingen → Opslag en voer je S3-inloggegevens in. Vanaf dat moment:

• Gaat elk document dat je uploadt direct naar je eigen S3-infrastructuur: niet naar die van ons.
• Slaat Ordamo alleen de metadata op: de titel, beschrijving, onderwerpkoppelingen en uploaddatum. De bestanden zelf komen niet op onze servers.
• Beheer je je eigen toegangsbeleid, bewaartermijnen en back-ups.

Wat dit dekt

Wanneer je je eigen opslag koppelt, geldt dit voor documenten en bestanden: notulen, bijlagen, vergaderstukken, PDF-exports. Je vergaderingen, verzoeken, gebruikersaccounts en andere applicatiedata blijven in de beveiligde database van Ordamo. Die data is nodig voor de werking van het platform: je takenfeed, je deadlines, je goedkeuringsstromen. Zie het zo: bestanden gaan naar jouw S3-bucket, de OR-workflow draait in Ordamo.

Geschikte providers

Elke S3-compatibele objectopslag werkt. Denk aan AWS S3, Cloudflare R2, Backblaze B2, MinIO, Wasabi, DigitalOcean Spaces en vele anderen. Als het het S3-protocol spreekt, kan Ordamo ermee werken.

Overstappen is naadloos

Gebruik je Ordamo al met onze ingebouwde opslag? Geen probleem. Als je je eigen S3-provider koppelt, gaan nieuwe uploads naar je eigen opslag. Bestaande documenten kunnen op verzoek worden gemigreerd. En wil je ooit weer terug? Dat kan ook.