Dokumentation

Konto erstellen

Gehe auf ordamo.nl und klicke auf „Kostenlos starten“. Gib deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und die Angaben zu deiner Organisation ein. Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail. Klicke auf den Link, um dein Konto zu aktivieren und dein Passwort festzulegen.

Anmelden

Ordamo bietet mehrere Anmeldemethoden:

• E-Mail und Passwort: Die Standardmethode. Nutze das Passwort, das du bei der Aktivierung festgelegt hast.
• Magic Link: Klicke auf der Anmeldeseite auf „Magic Link senden“. Du erhältst eine E-Mail mit einem Link, der dich mit einem Klick anmeldet. Kein Passwort nötig.
• Passkeys: Die sicherste und schnellste Option. Richte einen Passkey in deinen Profileinstellungen ein und melde dich per Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Geräte-PIN an.
• Single Sign-On (SSO): Für Enterprise-Tarife verfügbar. Verbinde deinen Identitätsanbieter (Azure AD, Google Workspace oder einen SAML/OIDC-Anbieter). Dein Team meldet sich mit seinen bestehenden Firmenkonten an.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Für zusätzliche Sicherheit kannst du 2FA in deinen Profileinstellungen aktivieren. Ordamo nutzt TOTP: Verbinde eine App wie Google Authenticator oder 1Password und scanne den QR-Code. Danach gibst du zusätzlich zum Passwort einen zeitbasierten Code ein.

Passwort vergessen?

Klicke auf der Anmeldeseite auf „Passwort vergessen“, gib deine E-Mail-Adresse ein und du erhältst einen Link zum Zurücksetzen. Er ist eine Stunde gültig.

Organisationstyp wählen

Wähle beim Erstellen deiner Organisation den Typ: niederländischer Betriebsrat (OR), Mitbestimmungsgremium (MR), Klientenrat, Personalvertretung (PVT), Stiftung oder Verein. Das ist wichtig: Der Typ bestimmt die gesetzlichen Regeln für Beratungs- und Zustimmungsanträge. Ordamo passt Fristen, Begriffe und verbindliche Regeln automatisch an.

Mitglieder einladen

Gehe zu Einstellungen → Nutzer und klicke auf „Einladen“. Gib E-Mail-Adresse, Vor- und Nachnamen ein und weise direkt eine Rolle zu:

• Gremienmitglieder: Zugriff auf Sitzungen, Anträge und Dokumente auf Gremienebene.
• Geschäftsleitung: Die Gegenpartei im Antragsprozess. Sie erhält die an sie gerichteten Anträge und kann im Namen der Geschäftsleitung antworten.
• Amtliches Sekretariat: Oft zusätzliche Berechtigungen für Sitzungsverwaltung und Protokolle.

Du kannst jederzeit Mitglieder hinzufügen, Rollen ändern oder Mitgliedschaften beenden.

KI konfigurieren

Unter Einstellungen → KI legst du fest, wie Ordamos KI-Funktionen arbeiten:

• Integrierte KI: Nutze Ordamos Standardanbieter. Deine Daten werden nie zum Training verwendet und bleiben strikt pro Organisation getrennt.
• Eigener API-Schlüssel: Hinterlege einen OpenAI-kompatiblen API-Schlüssel. Anfragen laufen über deinen Anbieter und dessen Abrechnung.
• Einzelne KI-Funktionen: Aktiviere oder deaktiviere Protokollerstellung, Antragsentwürfe, Fragebogenerstellung, Feedbackanalyse und semantische Suche.

Speicheranbieter

Standardmäßig nutzt Ordamo den integrierten S3-Speicher. Unter Einstellungen → Speicher kannst du einen eigenen S3-kompatiblen Anbieter verbinden, damit deine Dokumente auf deiner Infrastruktur liegen.

Das Dashboard (Feed)

Nach der Anmeldung landest du in deinem persönlichen Feed. Er ist dein zentraler Ausgangspunkt und zeigt:

• Aktuelle Aktivitäten im Gremium: neue Anträge, zu genehmigende Protokolle und Antworten auf Dokumente.
• Offene Aufgaben: Systemaufgaben wie „Protokoll genehmigen“ oder „Antrag prüfen“ sowie manuell zugewiesene Aufgaben.
• Benachrichtigungen über Dinge, die deine Aufmerksamkeit brauchen.

Navigation

Links findest du die Hauptnavigation:

• Feed: Dein Dashboard und Ausgangspunkt.
• Sitzungen: Alle geplanten, laufenden und abgeschlossenen Sitzungen. Hier planst du, siehst die Tagesordnung und arbeitest am Protokoll.
• Anträge: Beratungsanträge, Zustimmungsanträge, Informationsanfragen und Initiativvorschläge. Filtere nach Status, Typ oder Thema.
• Themen: Das zentrale Ordnungsprinzip deines Gremiums. Verknüpfe Sitzungen, Dokumente und Anträge mit Themen wie „Umstrukturierung“ oder „Arbeitsschutz“.
• Dokumente: Hochgeladene Dokumente, mit Themen und Sitzungen verknüpft.
• Beteiligung: Feedbackrunden und Stimmungsabfragen unter Mitarbeitenden.

Je nach Berechtigungen siehst du auch Nutzer, Gruppen, Rollen, Abrechnung und Einstellungen.

Aufgabenfeed

Der Aufgabenfeed zeigt alles, was von dir erwartet wird. Systemaufgaben entstehen automatisch, etwa wenn ein Protokoll genehmigt werden soll. Du kannst auch Aufgaben für dich oder andere erstellen. Jede Aufgabe hat einen Status (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen) und kann eine Frist haben.

Suche

Die Suche arbeitet semantisch: Du kannst nach Bedeutung suchen, nicht nur nach Stichwörtern. Gib etwa „Was wurde zur Homeoffice-Regelung beschlossen?“ ein. Ordamo findet relevante Sitzungen, Protokolle und Dokumente.

Profil und Einstellungen

Klicke oben rechts auf deinen Avatar:

• Profil: Name, E-Mail, Avatar, Sprache und Benachrichtigungen ändern.
• Einstellungen: Organisationseinstellungen, nur für Administratoren.
• Sprache wechseln: Zwischen Niederländisch, Englisch und Deutsch wechseln.
• Abmelden: Sitzung sicher beenden.

Sitzung erstellen

Klicke in der Sitzungsübersicht auf „Neue Sitzung“ und gib die Grunddaten ein:

• Titel: Eine klare Bezeichnung, etwa „Gremiensitzung Juni“.
• Datum und Uhrzeit: Beginn und Ende. Ordamo nutzt sie für die Zeitplanung und Kalenderintegration.
• Ort: Ein physischer Ort oder Videokonferenzlink (Teams, Zoom, Meet).
• Initiator: Wer die Sitzung einberuft, Gremium oder Geschäftsleitung. Das ist für die Änderungshistorie relevant.

Tagesordnung festlegen

Füge Punkte hinzu, indem du bestehende Themen aus deiner Themenbibliothek verknüpfst. Jeder Punkt erhält:

• Eine Dauer in Minuten. Die Gesamtdauer wird automatisch berechnet.
• Eine verantwortliche Person, die den Punkt vorstellt oder leitet.
• Optional verknüpfte Dokumente, die vorab mit den Teilnehmenden geteilt werden.

Wenn das Thema noch nicht existiert, erstelle es zuerst unter Themen → Neues Thema. So kannst du es später wiederverwenden.

Vorschläge anderer Mitglieder

Mitglieder können zusätzliche Punkte vorschlagen. Die Vorschläge erscheinen als Aufgaben für Sekretariat oder Vorsitz, die sie annehmen oder ablehnen können.

Veröffentlichen

Klicke auf „Veröffentlichen“, wenn die Tagesordnung fertig ist. Alle Eingeladenen können sie sehen, Anhänge lesen und die Sitzung über die Kalenderintegration in ihren Kalender übernehmen.

Kalenderintegration

Unter Profil → Kalender findest du deinen persönlichen iCal-Link. Kopiere ihn in Google Kalender, Outlook oder eine andere Kalender-App. Alle Ordamo-Sitzungen erscheinen dann automatisch einschließlich Ort und Tagesordnungspunkten.

Sitzung aufnehmen

Öffne die Sitzung und klicke auf „Aufnahme starten“. Ordamo nimmt direkt im Browser auf: ohne zusätzliche Geräte oder Software. Die Aufnahme bleibt ausschließlich auf deinem Computer und wird nie auf unseren Servern gespeichert.

Für die Transkription brauchst du die Berechtigung zur KI-Transkription. Sie ist in allen Tarifen enthalten (Starter: 10 Std./Monat, Professional: 30 Std./Monat).

Transkription

Beende die Aufnahme nach der Sitzung. Ordamo überträgt die Aufnahme automatisch an Mistral AI zur Transkription mit Sprechererkennung. Wenige Minuten später steht das Transkript im Protokolleditor bereit, nach Sprechern gegliedert.

Du kannst Sprecherbezeichnungen bearbeiten: Klicke auf eine Bezeichnung und ordne den richtigen Namen zu. Ordamo merkt sich diese Zuordnungen für künftige Sitzungen.

KI-generiertes Protokoll

Klicke auf „Protokoll mit KI erstellen“. Die KI:

• Gliedert das Transkript nach Tagesordnungspunkten
• Fasst Diskussionen knapp zusammen
• Hebt Beschlüsse und Aufgaben hervor
• Erhält den ursprünglichen Wortlaut formeller Passagen

Das Ergebnis ist ein Entwurf. Du kannst alles anpassen, ergänzen oder umschreiben.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Mehrere Gremienmitglieder können gleichzeitig im selben Dokument arbeiten. Änderungen sind sofort sichtbar, ähnlich wie in Google Docs. Alles wird automatisch gespeichert.

Praktische Funktionen:

• Formatierung: Überschriften, Fett, Kursiv, Listen und Tabellen.
• Beschlüsse markieren: Markiere formelle Beschlüsse mit der Schaltfläche „Beschluss“. Sie werden separat hervorgehoben.
• Aufgaben: Markiere Text als Aufgabe und weise direkt Verantwortliche und Frist zu. Die Aufgabe erscheint automatisch im persönlichen Aufgabenfeed.

Protokoll als bereit markieren

Klicke auf „Protokoll bereit“, wenn alles vollständig ist. Danach können Teilnehmende das Protokoll nicht mehr bearbeiten. Prüfe deshalb vorher, ob alles vollständig und richtig ist.

Genehmigungsprozess

Alle anwesenden Gremienmitglieder erhalten automatisch eine Aufgabe: „Protokoll von [Sitzung] genehmigen“. Die Übersicht zeigt pro Person:

• Offen: Noch keine Antwort.
• Genehmigt: Angenommen, keine Änderungen nötig.
• Abgelehnt: Änderungen gewünscht. Das Protokoll wird wieder zum Entwurf, damit das Sekretariat es anpassen kann.

Du kannst über den Aufgabenfeed erinnern. Bei längerer Inaktivität sendet auch das System Erinnerungen.

Endgültiges Protokoll

Nach der Genehmigung durch alle ist das Protokoll endgültig. Der Status wird „Festgestellt“ und es erhält einen endgültigen Stempel. Es kann dann nicht mehr verändert werden. Das ist für die rechtliche Nachvollziehbarkeit wichtig.

Als PDF exportieren

Klicke auf „Exportieren“ und wähle „PDF“. Ordamo erstellt ein professionell formatiertes PDF mit:

• Bericht nach Tagesordnungspunkten
• Hervorgehobenen Beschlüssen
• Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen
• Anwesenheitsliste
• Datum, Uhrzeit und Ort
• Feststellungsvermerk

Du kannst es herunterladen, ausdrucken oder an Personen ohne Ordamo-Konto senden. Der Export eignet sich auch für dein Archiv und Compliance-Zwecke.

Per E-Mail versenden

Du kannst das endgültige Protokoll direkt aus Ordamo an Gremienmitglieder und andere Beteiligte senden. Sie erhalten eine übersichtliche E-Mail mit dem Bericht als Anhang.

Dokumente hochladen

Es gibt zwei Möglichkeiten:

• Drag-and-drop: Ziehe Dateien aus deinem Dateimanager in den Upload-Bereich.
• Dateiauswahl: Klicke auf „Hochladen“ und wähle Dateien aus.

Unterstützte Formate: PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), Bilder (.png, .jpg, .gif) und Textdateien (.txt, .csv).

Gib beim Upload einen klaren Titel und optional eine Beschreibung ein. Ordamo erkennt Dateityp und Größe automatisch.

Dokumente verknüpfen

Verknüpfungen machen Dokumente besonders nützlich. Verbinde sie mit:

• Themen: Etwa alle Unterlagen zum Arbeitsschutz mit dem Thema „Arbeitsschutz“.
• Sitzungen: Als Anhänge, die Teilnehmende vorab lesen können.
• Anträgen: Als ergänzende Unterlagen zu Beratungs- oder Zustimmungsanträgen.

Speicher und Sicherheit

Standardmäßig liegen Dokumente in Ordamos sicherem S3-Speicher innerhalb der EU, mit AES-256 verschlüsselt und per SSL/TLS übertragen.

In den Organisationseinstellungen kannst du einen eigenen S3-kompatiblen Speicher verbinden. Dann speichert Ordamo nur Metadaten. Die Dateien bleiben in deiner S3-Umgebung.

Fair Use

Ordamos Speicher ist für die normale Nutzung gedacht: Gremiendokumente, Sitzungsunterlagen, Protokolle, Anträge und zugehörige Dateien. Pro Datei sind maximal 100 MB erlaubt, pro Upload maximal 10 Dateien und insgesamt 100 MB. Er ist nicht für allgemeines Datei-Hosting oder Backups gedacht. Bei übermäßiger oder unverhältnismäßiger Nutzung können wir eine passende Lösung mit dir vereinbaren, etwa einen höheren Tarif, eigenen S3-Speicher oder eine andere Regelung.

Dokumente durchsuchen

Mit der semantischen Suche findest du nicht nur Dateinamen, sondern auch Dokumentinhalte. Ordamo indexiert Texte aus PDFs, Word-Dokumenten und weiteren Formaten.

Sichtbarkeitsebenen

Du entscheidest pro Dokument, wer es sehen darf:

• Nur ich: Nur du siehst es. Praktisch für persönliche Notizen oder Entwürfe.
• Gremium: Alle Gremienmitglieder sehen es, die Geschäftsleitung nicht.
• Geschäftsleitung: Nur die Geschäftsleitung sieht es.
• Gremium und Geschäftsleitung: Beide Parteien haben Zugriff. Der Standard für die meisten Gremiendokumente.
• Öffentlich: Alle Personen in der Organisation mit Ordamo-Konto sehen es.
• Benutzerdefiniert: Du wählst bestimmte Personen oder Gruppen.

Sichtbarkeit anpassen

Lege die Sichtbarkeit beim Upload fest. Später kannst du sie im Dokumentmenü ändern. Beachte: Eine Erweiterung, etwa von „Nur ich“ auf „Gremium“, ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden, sobald andere das Dokument gesehen haben.

Sicher teilen

Für vertrauliche Dokumente, die der Verschwiegenheitspflicht nach Art. 20 des niederländischen WOR unterliegen, wähle „Gremium“ oder „Benutzerdefiniert“ mit den relevanten Mitgliedern. Das WOR verlangt vertraulichen Umgang mit Gremieninformationen. Ordamo hilft dir mit den passenden Einstellungen.

Antragsarten

Ordamo unterstützt alle niederländischen Betriebsratsanträge. Wähle beim Erstellen:

• Beratungsantrag (Art. 25 WOR): Die Geschäftsleitung bittet das Gremium um Beratung zu einer geplanten Entscheidung. Das Gremium gibt seine Stellungnahme ab.
• Zustimmungsantrag (Art. 27 WOR): Die Geschäftsleitung bittet um Zustimmung. Das Gremium stimmt bindend ab. Ohne Zustimmung darf die Entscheidung nicht umgesetzt werden.
• Informationsanfrage (Art. 31 WOR): Das Gremium fordert von der Geschäftsleitung Informationen an, die es für seine Aufgaben benötigt.
• Initiativvorschlag (Art. 23 WOR): Das Gremium schlägt selbst ein Thema oder eine Entscheidung vor.

Antrag erstellen

Klicke in der Antragsübersicht auf „Neuer Antrag“ und fülle Titel und Inhalt aus. Im Echtzeit-Editor können Kollegen mitschreiben.

KI-Unterstützung: Klicke auf „Mit KI schreiben“. Beschreibe in wenigen Sätzen, worum es geht. Die KI schreibt einen vollständigen Entwurf. Du kannst Ton, Länge und Argumente vorgeben. Danach passt du den Entwurf an. Die KI macht die Vorarbeit; du bleibst verantwortlich.

Verknüpfe ein Thema und optional ergänzende Dokumente.

Versenden

Klicke auf „Senden“. Der Antrag geht an die andere Partei. Ordamo berechnet anhand von Organisationstyp und Antragskategorie die gesetzliche Frist.

Antworten

Die empfangende Partei sieht den Antrag im Aufgabenfeed und kann antworten mit:

• Annehmen: Der Antrag wird angenommen.
• Ablehnen: Der Antrag wird abgelehnt. Eine Begründung ist Pflicht.
• Änderungen vorschlagen: Annahme unter Bedingungen. Beschreibe die nötigen Änderungen.
• Informationen anfordern: Vor der Entscheidung sind weitere Informationen nötig.

Abstimmen

Bei Zustimmungsanträgen kannst du eine Abstimmung hinzufügen. Mitglieder stimmen dafür, dagegen oder enthalten sich, vertraulich (anonym) oder öffentlich. Du legst die Schwellenwerte fest. Das Ergebnis wird automatisch berechnet.

Fristen und Erinnerungen

Jede Frist steht in der Übersicht. Du erhältst Benachrichtigungen, wenn sie näher rückt. Bei längerer Inaktivität sendet das System pro Organisation konfigurierbare Erinnerungen. Abgelaufene Fristen werden markiert, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt.

Abgeschlossene Anträge

Sie werden archiviert und bleiben durchsuchbar. Der vollständige Verlauf mit Originalantrag, Antworten, Abstimmungen, Kommentaren und Anhängen bleibt als rechtliche Dokumentation erhalten.

Initiativvorschlag (Art. 23 WOR)

Nach niederländischem Recht hat der Betriebsrat ein Initiativrecht. In Ordamo erstellst du den Vorschlag wie andere Anträge:

• Wähle „Initiativvorschlag“.
• Beschreibe, was du erreichen möchtest, warum es wichtig ist und was du von der Geschäftsleitung erwartest.
• Verknüpfe passende Dokumente und das Thema.
• Versende den Vorschlag.

Die Geschäftsleitung erhält eine Aufgabe und muss innerhalb der gesetzten Frist antworten: annehmen, ablehnen oder Informationen anfordern. Der gesamte Prozess ist transparent dokumentiert.

Informationsanfrage (Art. 31 WOR)

Der Betriebsrat hat Anspruch auf alle Informationen, die er vernünftigerweise für seine Aufgaben benötigt. So forderst du sie an:

• Wähle „Informationsanfrage“.
• Beschreibe, welche Informationen du brauchst, warum und gegebenenfalls bis wann.
• Verknüpfe das passende Thema.
• Versende die Anfrage.

Die Geschäftsleitung ist gesetzlich zur Antwort verpflichtet. Ordamo zeigt, welche Anfragen noch offen und welche beantwortet sind.

Kommentare und Diskussion

Gremienmitglieder und Geschäftsleitung können kommentieren, etwa für:

• Rückfragen zum Antrag.
• Interne Diskussionen im Gremium, nur für das Gremium sichtbar.
• Diskussionen über die Antwort der Geschäftsleitung.

Kommentare sind als Gesprächsverlauf organisiert. Du kannst auf einen bestimmten Kommentar antworten. Alles bleibt im Aktivitätsprotokoll erhalten.

Aktivitätsprotokoll

Jeder Antrag hat ein vollständiges Aktivitätsprotokoll: Wer hat wann den Antrag erstellt, versendet, geantwortet, abgestimmt, kommentiert oder ein Dokument hinzugefügt? Das ist rechtlich relevant, weil es sorgfältiges Handeln nachweist.

Anträge exportieren

Exportiere jeden Antrag einschließlich Antworten, Abstimmungen und Kommentaren als PDF. Das eignet sich für externe Parteien wie Anwälte, Gewerkschaften oder Aufsichtsbehörden, für dein eigenes Archiv und für Informationsanfragen von Mitarbeitenden.

Deine Daten gehören dir, immer

Das Wichtigste zuerst: Du bleibst immer Eigentümer deiner Gremiendaten. Wir verarbeiten sie ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes. Du kannst jederzeit alles exportieren. Wenn du dein Konto kündigst, löschen wir deine Daten vollständig. Keine Anbieterbindung, keine versteckten Haken.

Verschlüsselung auf jeder Ebene

Deine Daten sind überall verschlüsselt:

• Gespeichert: Datenbanken und Dateispeicher sind mit AES-256 verschlüsselt. Selbst bei physischem Zugriff auf Server bleiben Daten unlesbar. Das gilt für Sitzungen, Anträge, Protokolle, Transkripte und Nutzerdaten.
• Bei der Übertragung: Jede Kommunikation läuft über SSL/TLS, zwischen dir und uns sowie zwischen unseren internen Diensten.
• Backups: Auch Sicherungen sind verschlüsselt. Es gibt keine unverschlüsselte Kopie, weder in Produktion noch in Backups oder Protokollen.

Europäische Server, europäisches Recht

Unsere Server stehen ausschließlich in der Europäischen Union. Deine Daten verlassen den europäischen Rechtsraum nicht. Wir halten die DSGVO und die Vertraulichkeitsvorgaben des niederländischen Betriebsratsgesetzes (WOR) ein. Keine amerikanischen Clouds, keine rechtlichen Grauzonen.

So wenig speichern wie möglich

Die sichersten Daten sind die, die wir nicht haben. Wo möglich vermeiden wir es, sensible Daten länger als nötig zu speichern:

• Sitzungsaufnahmen bleiben auf deinem Computer. Bei der Transkription werden sie nur im Arbeitsspeicher verarbeitet. Zu keinem Zeitpunkt liegt eine Audiodatei auf unseren Servern.
• Mit eigenem S3-kompatiblem Speicher bleiben Dokumente auf deiner Infrastruktur.
• Du entscheidest, was du in Ordamo hinterlegst. Wir sammeln nichts, was du nicht ausdrücklich bereitstellst.

Zugriffskontrolle, die du bestimmst

Über rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) legst du Rollen und Berechtigungen pro Mitglied fest. Für jedes Dokument, jeden Antrag und jede Sitzung stellst du die Sichtbarkeit von „Nur ich“ bis „Öffentlich“ ein. Vertrauliche Informationen bleiben vertraulich.

Unabhängige Sicherheitstests

Wir testen die Plattform regelmäßig auf Sicherheitslücken und arbeiten mit externen Sicherheitsforschern zusammen, um Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie ausgenutzt werden. Datensicherheit ist eine fortlaufende Aufgabe.

Einfach aufnehmen

Ordamo nimmt direkt im Browser auf: ohne zusätzliche Geräte oder Software. Die Audiodatei bleibt ausschließlich auf deinem Computer und wird nie auf unseren Servern gespeichert. Bei der Transkription wird sie nur im Arbeitsspeicher verarbeitet.

Transkription mit Mistral AI

Wenn die Sitzung beendet ist und du die Aufnahme stoppst, wird sie verschlüsselt an Mistral AI zur Transkription mit Sprechererkennung übertragen. Auch dort wird sie nur im Arbeitsspeicher verarbeitet: Es wird keine Datei auf die Festplatte geschrieben. Mistral speichert deine Aufnahmen nicht, nutzt sie nicht zum Modelltraining und entfernt sie aus dem Arbeitsspeicher, sobald die Transkription abgeschlossen ist.

Keine Speicherung der Aufnahme, das Transkript bleibt

Ordamo und Mistral speichern zu keinem Zeitpunkt eine Audiodatei. Die Aufnahme existiert nur während der Aufnahme auf deinem Computer und während der Transkription im Arbeitsspeicher. In Ordamo bleibt das Transkript: Text, sicher gespeichert und verschlüsselt wie deine anderen Daten.

Dein Transkript, dein Eigentum

Das Transkript gehört dir und liegt neben Protokollen, Anträgen und Dokumenten in deiner verschlüsselten Ordamo-Umgebung. Du kannst es bearbeiten, daraus KI-Protokolle erstellen und es später archivieren. Wenn du dein Konto kündigst, wird es zusammen mit deinen anderen Daten gelöscht.

KI ohne Training mit deinen Daten

Deine Gremiendaten werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet: weder von uns noch von Mistral oder anderen KI-Anbietern, mit denen wir arbeiten. Sie bleiben strikt pro Organisation getrennt. Du kannst einzelne KI-Funktionen in den Organisationseinstellungen ein- oder ausschalten.

Zwei sichere Optionen

Standardmäßig liegen hochgeladene Dokumente auf unserem sicheren, verschlüsselten S3-Speicher in der EU. Du musst nichts konfigurieren und deine Dateien sind mit AES-256 geschützt.

Wenn du den Speicherort vollständig selbst kontrollieren möchtest, kannst du eigenen Speicher verwenden.

S3-kompatiblen Speicher verbinden

Gib unter Einstellungen → Speicher deine S3-Zugangsdaten ein. Ab diesem Moment:

• Geht jeder Upload direkt auf deine S3-Infrastruktur statt auf unsere.
• Speichert Ordamo nur Metadaten: Titel, Beschreibung, Themenverknüpfungen und Upload-Datum. Die Dateien berühren unsere Server nicht.
• Verwaltest du selbst Zugriffsregeln, Aufbewahrungsfristen und Backups.

Was das umfasst

Eigener Speicher gilt für Dokumente und Dateien: Protokolle, Anhänge, Sitzungsunterlagen und PDF-Exporte. Sitzungen, Anträge, Nutzerkonten und andere Anwendungsdaten bleiben in Ordamos sicherer Datenbank. Sie sind für Aufgabenfeed, Fristen und Genehmigungsprozesse nötig. Dateien liegen in deinem S3-Bucket, der Arbeitsablauf läuft in Ordamo.

Kompatible Anbieter

Jeder S3-kompatible Objektspeicher funktioniert, etwa AWS S3, Cloudflare R2, Backblaze B2, MinIO, Wasabi und DigitalOcean Spaces.

Nahtlos wechseln

Du nutzt bereits unseren integrierten Speicher? Nach dem Verbinden deines S3-Anbieters gehen neue Uploads dorthin. Bestehende Dokumente können auf Anfrage migriert werden. Auch ein späterer Wechsel zurück ist möglich.